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¿QUIÉN SE HA APODERADO DE MI AGENDA?

Por Consol Iranzo CEO de Karisma el 23/02/2015

Desde un tiempo a esta parte, estoy observando cómo mi agenda está muchas veces a merced de otras personas, es más, en muchos de estos casos ni tan siquiera conozco a la persona responsable de que yo tenga la necesidad de modificarla (a veces, incluso, con un margen de tiempo muy escaso).

Después de haber estado analizando cuáles son las circunstancias que provocan estos cambios imprevistos y en aras a tener un mayor conocimiento de si este hecho me afecta sólo a mí –y, por tanto, qué grado de responsabilidad tengo en el mismo–, lo he comentado con diversas personas y he llegado a la conclusión de que es un tema de lo más cotidiano.

Desde que, afortunadamente, disponemos de sistemas que se han ideado para facilitarnos el trabajo y contribuir a una mayor eficacia por nuestra parte, el uso de algunos de estos sistemas parece que, en lugar de potenciarla, provocan el efecto contrario.

En la actualidad, una gran parte de las empresas utiliza agendas comunes o abiertas donde los usuarios tienen la opción de ver las de sus compañeros y también convocarlos a reuniones que, en teoría, deberían encajar con la disponibilidad de quien es invitado a participar. Pero, ¿es esto una realidad? Por lo que estoy observando, no sucede así en muchas ocasiones.

Diversas personas con las que he comentado esta situación, me dicen que es muy frecuente que en la misma hora estén convocados a más de tres reuniones, bien sean presenciales, conference call, Skype, etcétera. ¿Qué significa esto? Pues que el respeto hacia las agendas de los demás no es precisamente lo habitual. Entonces surge el dilema sobre a cuál debo acudir, cuál cancelo o, incluso, a cuál no asisto (sin más).

Es obvio que las que tenga que cancelar afectarán a otras personas, quienes al mismo tiempo deberán reprogramar sus agendas, lo cual afectará a otras personas y así sucesivamente. ¿Es esto eficacia? El sistema en sí es práctico y útil pero, como sucede con otros sistemas, el uso hace que los resultados no sean los esperados.

Y pienso yo, ¿no sería mucho más práctico respetar las agendas de los demás? En todo caso, si es imprescindible la presencia de alguien para resolver algún tema importante y/o urgente, ¿no sería más adecuado preguntarle directamente si es factible realizar algún cambio o cómo se podría gestionar de forma que nadie salga perjudicado?

Y aquí entraría en juego una de las competencias imprescindibles que todos deberíamos tener: la flexibilidad. Deberíamos poder entender y adaptarnos a cambios, y ello incluye modificar nuestra agenda, pero esto no quiere decir que el cambio continuo en la planificación de nuestro tiempo se convierta en lo habitual.

Cuántas veces, al final del día, nos preguntamos “¿qué he hecho hoy?” al ver que no hemos conseguido hacer todo lo que habíamos programado y con una clara evidencia de que no hemos parado en todo el día, además de tener, otras veces, la sensación de que quizás hemos perdido el tiempo o la angustia de ver todo lo que nos queda por hacer o, incluso, llegar a pensar que no somos efectivos, con la consiguiente frustración.

Saber planificar y organizar nuestro tiempo es imprescindible para lograr la máxima eficacia y, de esta manera, lograr los objetivos que nos hemos marcado. Por ello sería recomendable que todos tuviéramos presente que, si continuamente nos están “rompiendo” nuestra agenda, esto, sin ningún lugar de dudas, incide negativamente en la consecución de los resultados esperados.

La cuestión es que, al final, todos entramos en esta dinámica y, del mismo modo que otros nos gestionan nuestra agenda, nosotros acabamos haciéndolo con las de los demás, aceptándolo como algo natural y habitual en un entorno tan vertiginoso como el que vivimos.

Hace tiempo, cuando se observó que las continuas interrupciones afectaban a la concentración y al funcionamiento las personas, se buscaron soluciones para poder gestionar a “los ladrones del tiempo”. Por ello, yo invitaría a reflexionar cómo está actualmente afectando el hábito de no respetar las agendas de los otros en la rentabilidad y eficacia de las horas que una persona dedica a su trabajo y, en consecuencia, cómo ello incide directamente en los resultados de las organizaciones.



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